Процесорът за електронни таблици Excel, част от пакета на Microsoft Office, е едно от най-популярните приложения за изчисляване, обработка и графично представяне на големи количества данни. С него можете да решите голямо разнообразие от проблеми - от прости аритметични операции с числа до статистически анализ, сложни финансови и научни изчисления, създаване на отчетна документация, сортиране и филтриране на огромни количества информация. Ако изучите поне основните принципи как да работите в Excel, няма да е трудно за кратко време да създадете график за погасяване на заема, разходите за ремонти в апартамента, списък на контакти, рождени дни на познати, седмичен график, ценоразпис или създаване на друга таблица подредени данни от различни видове, необходими за лични цели и работни процеси.
Съдържание на статията
- Структура на документа на Excel, създаване и форматиране на електронни таблици
- Извършване на изчисления
Започвайки запознаването си с Excel, на първо място, трябва да разберете структурата на документа, методите за извършване на изчисления и възможностите за форматиране. Овладявайки тези аспекти, можем да преминем към изучаването на инструменти за структуриране и анализиране на данни, тяхното графично представяне, както и други по-сложни методи на работа..
Структура на документа на Excel, създаване и форматиране на електронни таблици
Ако отворите програмата, на екрана ще се появи прозорец, съдържащ празен файл в Excel - например на снимката. Този файл се нарича книга, състояща се от един или повече листа, всеки от които е таблица. Колоните се оглавяват от буквите на латинската азбука, редовете - с числа. Ако поставите курсора в която и да е клетка, около нея ще се появи удебелен контур и неговият адрес, състоящ се от заглавието и реда на колоната, ще бъде показан в отделно поле под главното меню. Excel ви позволява да работите с данни в различни формати: цифров, текстов, финансов, интерес, време и други.
В таблицата можете да промените ширината на колоните и редовете, като преместите курсора до границата на областите на техните имена, разтягате се или свивате с натиснат левия бутон на мишката. Възможно е също да добавите листове, като щракнете върху иконата до имената им, вмъкнете и изтрийте групи от клетки.
рекламаОбмислете процеса на създаване на книга и основни техники за форматиране, като използвате пример за съставяне на таблица, в която по-късно ще изчислим цените на стоките на едро с отстъпка, нейният вид е представен на снимката.
За да създадете таблица, не е достатъчно просто да позиционирате курсора в желаните клетки и да въведете текстови и цифрови данни. На първо място е обмислена неговата структура. Може да забележите, че някои клетки са комбинирани в таблицата (например A3 и A4, E3 и F3). За да извършите това действие, изберете посочените елементи, натиснете десния бутон на мишката, изберете елемента "Формат на клетката" в контекстното меню. В прозореца, който се отваря, отидете на секцията „Подравняване“ и поставете отметка в квадратчето „Обединяване на клетки“.
По подразбиране таблицата има очертания, които са невидими при печат и очертани с тънки светли линии в прозореца на програмата, което усложнява възприемането на данни. Затова си струва да го подчертаете напълно, отново да извикате прозореца за настройки на формата на клетката, където в раздела „Граница“ изберете цвета и типа линия, който харесвате, кликнете върху иконите на външната и вътрешната рамка. Ако желаете, можете да настроите запълването на клетките в различни цветове и начини, като отидете в съответния раздел.
Когато празната таблица е готова, остава само да попълните необходимата текст и цифрова информация, като поставите курсора в съответните клетки, ширината на които може да бъде променена ръчно. За да ускорите задачата за номериране в първата колона, рационално е да използвате много удобен инструмент на Excel - автоматично попълване. Числа 1 и 2 се въвеждат в клетки A5 и A6, след това те трябва да бъдат избрани и курсорът да бъде поставен в долния десен ъгъл на кадъра, в резултат на което показалеца ще приеме формата на знак „+“. Задържайки левия бутон на мишката, разтегнете селекцията надолу - необходимите данни се появяват в клетките.
За да зададете стойността на отстъпката в%, поставете курсора в позиция С2 и извикайте прозореца за формат на клетката, където в раздела "Число" изберете процентния формат.
към съдържание ↑Извършване на изчисления
Използвайки създадената таблица като пример, ще разгледаме как бързо да научим как да работим с числа в Excel, използвайки функции и математически операции..
За да изчислите цената на опаковката на даден продукт, въведете формули в колона E. Настройването им в Excel не е трудно, просто трябва да овладеете и да запомните някои разпоредби.
- Първият символ в клетката, когато въведете формулата в нея, трябва да бъде знакът "=".
- Математическите операции са посочени, както следва: "+", "-", "*", "/" и "^" (експоненция).
- Формулата може да съдържа или числови, или низови данни, както и препратки към клетки - техните адреси.
- Можете да използвате наличните готови функции в израза, списъкът на които се извиква, като щракнете върху иконата "Вмъкване на функция" отляво на лентата с формули.
Така че, задайте курсора на позиция E5 и напишете следния текст: "= C5 * D5", натиснете клавиша "Enter". Не можете да въведете адреса с помощта на клавиатурата, но кликнете върху съответната клетка - той ще се появи автоматично във формулата. Срещу всеки елемент в текущата колона трябва да има подобна формула, но те не трябва да се попълват ръчно. Избирайки клетка E5, преместете курсора в долния десен ъгъл, докато се появи „+“ и разтеглете селекцията надолу до E12 включително. Ако се преместим например в позиция E8, ще видим, че при копирането на формулата адресите на клетките, включени в нея, автоматично се променят, които се подчертават с различни цветове за удобство (на фигурата).
За да изчислите данните в колона F, се нуждаете от стойността на отстъпката, разположена в клетка C2. Ако въведете израза "= E5 * (1-C2)" във F5 и след това го копирате до всички позиции на колоните, както е описано по-горе, адресите на променливите автоматично ще се променят и формулата "= E6 * (1-C3)" ще бъде неправилна. Следователно, номерът на линията на клетка C2 трябва да бъде фиксиран; за това знакът "$" се поставя пред него. Резултатът от изчислението и формулата в една от клетките в колоната са показани на снимката..
Остава да се изчисли общата цена на всички стоки без отстъпка и с отстъпка в клетки E13 и F13. Помислете как да използвате вградените инструменти за това. В E13 напишете знака "=", след това кликнете върху иконата "Вмъкване на функция" (маркирана на снимката), в прозореца, който се появява, изберете категорията "Математически" и функцията "SUM" (ако името му се знае точно, можете да го напишете в полето "Търсене на функция" "и изберете от списъка с намерени). След това въведете диапазона на адреси на сумираните клетки - "E5: E12" ръчно или като ги изберете с мишката. Ако имате проблеми с настройката на аргументи, можете да кликнете върху връзката „Помощ за тази функция“ и да изучите по-подробно нейните функции.
Последната стъпка в създаването на нашата таблица е да копираме клетка E13 до F13. Крайният резултат е показан на фигурата..
Разбира се, невъзможно е да се разгледат всички характеристики на Excel в една статия. Програмата съдържа и много вградени функции, групирани в категории, които могат да се изучават постепенно. Както във всеки бизнес, всичко идва с опит, така че след като разберете основните положения, трябва да използвате Excel за решаване на изчислителни проблеми, без да се страхувате да експериментирате, защото много неща са интуитивни и тук системата за помощ отговаря на повечето въпроси.
