Сред различните видове бизнес комуникация кореспонденцията е важна част от живота на офиса. Основният му инструмент са добре познатите официални бележки, които в зависимост от съдържанието са обяснителни, отчетни и др..
Какво е бележка и защо е необходима?
Според целта си служебната бележка е информационно съобщение, адресирано до служители на нейните или други отдели, ръководството на отдели, фирми, подразделения, клонове. Списъкът с теми, обхванати в такива документи, е доста широк. Бележките информират за основните събития в живота на компанията, за изпълнението на текущата работа, преобладаващите нестандартни ситуации, съдържат оплаквания и решения на различни производствени проблеми.
Основната цел на този вид комуникация - координация на различни работни въпроси в случаите, когато пероралното решение по някаква причина е невъзможно. Бележката може да се използва и от ръководството за съставяне на поръчки, които за разлика от поръчките са по-неофициални.
Пример за служебна бележка
Видове и предназначение на бележките
Бележката е най-популярният вид бележки, адресирани до ръководителя на компанията, главен счетоводител или друг старши служител. Основната цел на доклада - информиране на висши лица за всяка ситуация, изпълнение на работата, както и отправяне на препоръки за решаването (отстраняването) на проблема и др. Меморандумът, за разлика от служебната бележка, винаги се изпраща на по-висока връзка и има юридическа сила.
Най-често срещаният вид бележки за доклади са изявления, информиращи ръководството за изпълнението на плановете, напредъка на текущата работа и др. По-рядко се изготвят доклади, в които се съобщава за всяка непланирана ситуация, изискваща отговор от висшето ръководство. Обхватът на изданията на подобни доклади е доста широк: от информация относно основните промишлени дейности на предприятието, до оплаквания относно организацията на условията на труд и доклади за неспазване на трудовата и финансова дисциплина, официално поведение и др..
Бележка за бележка - Пример
Правилно съставяме бележка
Структурата на бележката предполага задължителното присъствие на такива елементи:
- „Капаци“, указващи организацията, името и позицията на адресата, името и позицията на инициатора.
- Текстов блок, състоящ се от заглавието на документа („Бележка“) и обобщение на ситуацията, всякакви действия, искания.
- Датите и подписите на инициатора (датата, подписът и името на съставителя са посочени в един ред отляво надясно).
Също така регистрационният номер може да бъде посочен в бележката, ако съгласно правилата на предприятието е регистриран в дневника. Важно е да се отбележи, че тъй като бележките се използват само в рамките на организацията, наличието на формуляри не е задължително условие, освен ако това не се изисква от правилата на предприятието. В същото време някои предприятия имат собствен формуляр за лого, създаден специално за официална кореспонденция.
Как да си направим бележка?
Меморандумът по своята структура е подобен на официалния. Основната му разлика е адресатът: ако информацията може да бъде изпратена до друг служител в бележка, тогава съобщението е адресирано до по-високо длъжностно лице.
Методите за попълване на бележка се различават в зависимост от целта. По-специално вътрешният доклад, изпратен на ръководството в организацията, се изготвя по същия начин като бележка. Разликата се състои в съдържанието на текстовия блок, който се нарича "Забележка", съдържа изявление за същността на проблема, предложения за неговото отстраняване или описание на вече предприети мерки.Но при съставянето на външно известие, което е адресирано до служители на други организации, правилата са по-строги:
- Документът е съставен на бланката на организацията.
- Бележката е регистрирана в книгата на изходящите писма на компанията, докато присвоеният регистрационен номер е посочен в заглавката на бележката. Също така, след получаване на бележка, тя се регистрира като входящ документ в организацията на адресата.
- Външна бележка се подписва по правило от ръководителя на компанията или неговия заместник. Когато изпращате, може да се наложи да подпишете и ръководителите на други отдели.
- Датата на съставяне на бележката е датата, на която е подписана и изпратена..
- Ако бележката е придружена от документални прикачени файлове, тогава в текстовата част на нея се съставя списък на прикачените документи.
Текстът на бележката зависи от целта му:
- Отчетният доклад трябва да съдържа информация за хода на работата, срокове, описание на текущите проблеми и т.н. Такъв доклад позволява на шефа да забележи недостатъци в работата навреме и да ги елиминира.
- Бележка, информираща за конкретна ситуация, се състои от подробно описание на проблема и предложения за неговото подобряване (премахване). На практика доста често подобни документи са посветени на оплаквания от нарушения от служители на трудовата дисциплина и имат отрицателен характер, затова е важно да пропуснете емоционалния компонент при представянето на информация и да се придържате към същността.
Напомняне или бележка: така че каква е разликата?
Както можете да видите, услугата и меморандумът имат много общи характеристики. И така, и двата варианта се използват за бизнес комуникация, имат сходна дизайнерска структура. В същото време има редица разлики:
- Докладна записка е адресирана до служители от различни ранг в предприятието, докато меморандумът се съставя само на адреса на по-високо ниво (собствена или трета страна).
- Бележката е вътрешен документ, докато бележката може да се използва във външна кореспонденция с други юридически лица.
- Забележката, за разлика от бележката, няма юридическа сила.
- Тъй като бележката се използва вътрешно, тя може да бъде написана на обикновен лист хартия. Съгласно същия принцип се изготвя вътрешен доклад, ако се използва вътрешно. В същото време, ако докладът е изпратен до друга организация, той се съставя с помощта на бланка, регистрационен номер и други задължителни елементи на официалната кореспонденция.
