Очевидно е, че всички ценни книжа изискват изключително внимателно и внимателно отношение. В края на краищата тяхното случайно увреждане или загуба е изпълнено с далеч от розови последици. Изморителното тичане из властите с цел възстановяване на ценните свидетелства и сертификати е в състояние не само да отнеме много време от човек, но и доста да потупа нервите им. В тази статия ще ви кажем как да съхранявате документи у дома..
Съдържание на статията
- Избор на правилното място
- Начини за съхранение на документи
- Полезни съвети и трикове
Избор на правилното място
Когато търсите оптималния кеш за документи, първо трябва да се ръководите от принципа на сигурност. Важно е да се гарантира, че документите не са повредени и скрити от очите на непознати, независимо дали са наети работници или крадци. Ако в къщата има малки деца, хартиите, поставени в долното чекмедже на масата, могат да бъдат боядисани или разкъсани от млади джаджи. Следователно в този случай за кеша трябва да изберете най-недостъпното място. Сейф, мецанин или най-горният рафт на шкаф за книги е напълно подходящ.
Подходящо е да се каже, че десктопът няма да е най-безопасното място за съхраняване на документи. Случайно разлято кафе или неочаквано наливна течност вероятно ще повреди ценните книжа. Освен това забележимата документация е отлична находка за предстоящата икономка. Единствените изключения са кутии с ключ или със секретно дъно. Ако обаче искате да извлечете тяхното съдържание, също няма да е трудно. Ето защо собственикът на апартамента трябва да обмисли задълбочено въпроса къде да съхранява документи у дома..
Въпреки това, не бъдете прекалено сложни, когато подреждате подходящо „убежище“ за документи. В края на краищата избраното място трябва да бъде не само безопасно, но и достъпно за собственика. Съгласете се, че ситуациите са различни и понякога ценни документи може да са необходими в най-неочаквания момент. В случай на пожар, земетресение или друга спешна ситуация, буквално всяка секунда се отчита. Търсенето на компромис между сигурността и достъпността е доста трудна, но доста разрешима задача. Тук особено благоразумните хора идват на помощ на модерни функционални интериорни предмети, оборудвани със специални скривалища. Тяхната категория включва рафтове с чекмеджета, сейфове за книги, контакти, манекени и други сложни устройства (снимка).
Начини за съхранение на документи
Излишно е да казвам, че документите трябва да се поддържат в ред. В противен случай търсенето на документ ще отнеме много ценно време от човек. Много от нас месечно сортират купчини листове от същия тип, опитвайки се да намерят нова квитанция сред дълго платените сметки. Подробният подход към разпределението на ценните книжа помага да се справи с този проблем. Като пример ще посочим най-успешните идеи и начини за съхранение на документи.
В папки
Най-доброто решение би било закупуването на продукта на пръстените, в който са поставени внушителен брой файлове с документи (снимка). Повечето от тези папки са във формат A 4, който е най-подходящ за съхранение на сертификати, сертификати, договори, документи за недвижими имоти и др. Ако желаете, трябва да получите няколко тънки канцеларски устройства, предназначени за всяка област на дейност. Чрез поставяне на бележки върху папките с думите "работа", "семейство", "жилище", "банка", можете значително да улесните задачата да намерите необходимата хартия. Също така ще бъде полезно да поставите в първия файл пълен списък с документи, указващи страниците на тяхното местоположение. Преди да поставите разписки и разписки в папка, се препоръчва да залепите върху листове с формат A 4. В този случай трябва да се фиксира само горния ляв ъгъл, за да се избегнат повреди на документите..
Достойна алтернатива на папката с обем е специално портфолио с много отделения, което може да бъде закупено във всеки магазин за канцеларски материали. Подобни устройства са представени в най-различни екзекуции, като се започне от строга класика и завърши с грациозна женствена. Изборът на опция по ваш вкус не е труден. Единственият недостатък на папката с портфолио е невъзможността да обръщате страници и свободно да разглеждате документи. Следователно, за да гарантира собственото си удобство, собственикът на „хранилището на ценните книжа“ ще трябва да се грижи за съответните надписи и бележки. Един добър пример за поставяне на документи в папка с портфолио е представен във видеоматериала:
Във фотоалбуми
Изненадващо, колкото изглежда, подобни аксесоари с магнитни листове са способни да изпълняват и други функции, освен да съхраняват запомнящи се снимки. Например в тях могат да се поставят разписки за плащания, за фиксиране на които не е нужно да прибягвате до лепило. Освен това на всеки лист има място за надписи и маркировки, което също е много удобно.
В пликове
Хартиените „джобове“ са идеални за съхраняване на стари разписки, чекове и други хартии, които е време да изпратите в архива. Подобни документи се използват много рядко, но мнозина все още не рискуват да ги изхвърлят. Като маркирате съответно плика, можете безопасно да го поставите в далечния ъгъл на чекмеджето или рафта.
В кутии
В тях може да се съхранява почти всичко, а документите по никакъв начин не са изключение. Въпреки това, случайно съхраняване на хартия в картонен контейнер ще доведе до проблеми, свързани с последващото им търсене. Следователно, преди да поставите документи в кутия, не е на мястото им да ги разпределите в отделни папки или мултиформи, в зависимост от целта. Що се отнася до паспорти, дипломи и други нестандартни хартиени корици, за тях е по-добре да имат отделен дебел плик. Между другото, днес има много удобни аксесоари, направени под формата на файлов шкаф с разделители (снимка). Някои от тях могат да бъдат заключени и използвани като сейф.
Полезни съвети и трикове
- За да избегнете повреда или избледняване на документите, дръжте ги далеч от вода и слънчева светлина..
- Ще бъде полезно да пазите папка с фотокопии на всички важни документи и след това да я прехвърлите на отделно живеещи роднини или да я поставите в банкова клетка. По-модерно решение е да прехвърляте информация към специално закупена флаш карта. Това ще помогне на човек бързо да възстанови оригиналите, изгубени в резултат на извънредна ситуация (пожар, наводнение, кражба и т.н.).
- Не трябва да съхранявате амбулаторна карта у дома, защото това е нарушение на законодателството на Руската федерация. Като юридически документ той трябва да се съхранява в регистъра, а не в ръцете на пациента.
- Тъй като хартиените чекове обикновено избледняват, при извършване на големи покупки се препоръчва да се правят фотокопии от тях..
- Започнете сортиране на документи от пощенската кутия. Не е нужно да съхранявате вкъщи безполезни флаери, вестници с безплатни обяви и визитни картички - по-добре е веднага да ги изпратите в кофата. При липса на свободно време полезните документи трябва да бъдат поставени върху кутия или папка с документи, като обещават да отделят няколко минути през деня за сортирането им. След като получите покана за събитие или известие за колет по пощата, се препоръчва да направите съответна бележка за напомняне в дневника..
- За да се организират документите, е необходимо те да бъдат одитирани поне веднъж годишно. В същото време всяка хартия трябва да бъде оценена само веднъж, или да я оставите на склад или веднага да я изхвърлите.
Така отговорът на въпроса как да съхранявате документи у дома зависи от вкусовете и предпочитанията на човека. Ако някои хора са ограничени до обикновени картонени кутии, тогава други купуват скъпи сейфове или дори оборудват кешове в апартамента. По един или друг начин важните документи трябва да бъдат на достъпно и удобно място за собственика. Не забравяйте и за поддържането на реда в документите. Рационалното разпределение на ценни книжа, в зависимост от тяхната цел и редовни одити, ще избегне проблеми, свързани с продължително търсене на необходимата информация.
