В процеса на чиновническата работа в предприятието може да се наложи един или друг служител или ръководител да създаде опис на документи. Какви са правилата за съставянето му? Как да направите списък с документи по най-правилния начин?
Можем да изучаваме този проблем в такива аспекти:
Съдържание на статията
- Общи изисквания за инвентаризация
- Разновидности на материалните запаси
Да започнем от първата точка.
Общи изисквания за инвентаризация
Съставянето на опис на документи вероятно е процедура, позната на всеки опитен руски специалист по документи, секретар, специалист по човешки ресурси или, например, счетоводител. В Руската федерация обаче има много малко официални източници на закон, които биха определили критериите, които служителят трябва да спазва, когато работи с източници в подходящ формат.
По принцип това са ведомствени правни актове - като например Заповед на ДФС на Русия № 218 от 23 април 2013 г., която съдържа методически препоръки за съставяне на досиета на делата (можете да ги намерите тук - http://www.garant.ru/products / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Много предприятия разработват вътрешни корпоративни критерии, често различни от тези, включени в нормативни актове, подобни на заповед № 218 (това е възможно, тъй като тяхната юридическа сила важи само за конкретни отдели).
Въпреки това, в практиката на руското управление на документи е разработен определен набор от принципи и норми, които служителите се препоръчват да спазват, когато съставят списъци с източници. Те се основават до голяма степен на документ, известен като „Основни правила за работата на архивите на организациите“. Той е одобрен от Федералния архив на 6 февруари 2002 г. Можете да се запознаете с тях по отношение на критериите за събиране на описи тук - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Този източник не е от естеството на закона, но активно участва в практиката. Разпоредбите му често се допълват и от препоръки от експерти по управление на документи. Между другото, някои юристи смятат набора от подходящи стандарти като ярък пример за бизнес обичай..
Как да се направи опис на документи в съответствие с отбелязания източник, който е одобрен от Rosarchive, както и практически препоръки на експерти? Препоръчително е да се придържате към горния алгоритъм:
реклама- документът трябва да бъде изпълнен на бланка (ако такъв липсва, е необходимо на страницата да се покаже най-малкото името на фирмата);
- страницата на инвентара трябва да има заглавие, отразяващо спецификата на документите, които са включени в съответния списък;
- информацията за източниците, въведени в инвентара, трябва да се изготви под формата на таблица (в структурата му трябва да присъстват поне такива колони като серийния номер, заглавието на документа и броя на листовете и, ако е необходимо, срокове, срок на годност, бележки);
- под таблицата трябва да се отразява информация за броя на отделните документи или групи от тези (например случаи), които са вписани в инвентара;
- съответният лист със списъка на източниците трябва да бъде заверен с подписите на директора на фирмата, както и специалисти, отговорни за правилността на нейната подготовка, например ръководителя на отдела за персонал;
- необходимо е да се определи датата на инвентара;
- допустимостта на закрепване на буквените номера (съдържаща буквата вдясно от цифрата на серийния номер, която съответства на предишния документ в списъка - ако е невъзможно да се определи действителният сериен номер на текущия източник), трябва да бъде съгласувана с по-високи структури - например, ако говорим за документооборот в правителствен отдел.
Описът трябва да бъде издаден в 2 екземпляра. Първият, във всеки случай, остава в архивите на компанията, вторият, ако е необходимо, се изпраща на други организации - партньорски организации, които проверяват или са заинтересовани по друг начин да проверят съответния списък с документи.
към съдържание ↑Разновидности на материалните запаси
И така, ние изследвахме теоретичния аспект на съставянето на материалните запаси. Сега ще изучим някои практически примери за генериране на документи..
В практиката на руската офисна работа можем условно да разграничим 3 вида материални запаси:
- придружаващ (използва се при прехвърляне на документи от една организация в друга);
- вътрешен (включва подробна информация за документи, обединени в група - например в един случай);
- архивен (включва прехвърляне на набор от документи или техните групи - като опция, случаи - в архива на организацията).
Нека да проучим техните специфики.
Извадка от попълнен придружаващ списък може да изглежда така:
Следователно разглежданият документ допълва източниците, които работодателят изпраща на FIU и включва информация за сумите на плащанията, наградите и вноските..
Формата на вътрешния инвентар може да изглежда така:
Очаква се тя да предостави подробна информация за всеки документ, включен в групата източници, които по някаква причина са комбинирани.
Формата на архивния опис може да изглежда така:
По принцип структурата му може да бъде много подобна на тази, която характеризира вътрешния инвентар. По правило обаче в разглеждания документ е разрешено включване на групи източници, например случаи. Вътрешният опис от своя страна предполага крайната спецификация на документите.
